お疲れ様です、ポンコツ会社員さざなみです。
明けましておめでとうございます。
休職に入ってはやひとつき。ようやく容態が安定したのでぼちぼち筆をとります。
自分のためにも、職場の中での困り事をいかに攻略していったか記憶が新鮮なうちに書き留めていこうと思います。
今回のテーマは「職場における曖昧表現の攻略方法について」です。
あくまでさざなみにあっていた方法ですので、ご参考までに。
○職場における曖昧表現の例
①期限に関するもの
・なるべく早くやっておいて
・急いでないから、空いているときにやっておいて
②仕事のできばえに関するもの
・適当なところまででやっておいて
・大まかでいいからやっておいて
③仕事の進め方
・適当に進めておいて
・ざっくりでいいからすすめておいて
上記の三点に関して、さざなみなりの攻略法を以下に記します。
①期限に関するもの
あいまいに期限を相手が設定してきたら、自分から相手に期限を宣言して了承を取ります。
このとき宣言した期限は、なるべくメール等で相手にも自分にもわかるように文章に残しておきました。
万が一自分で設定した期限内に仕事が終わらなさそうな場合、期限の延長を仕事の進捗度とともに伝えます。
仕事が終わるかどうかの判断は、下記のように決めていました。
(1)期日の50%を過ぎたときに、仕事の進捗度が60%を割っているとき
残り40%の仕事がどれぐらいの時間で終わりそうか一度自分で見積もりをして、仕事の進捗状況を上司に報告しました。
また、このとき、期日ぴったりにはできそうだけれども、何かあったときに挽回する余裕はないかもしれないという不安があるときは、それも共有して期日再設定の相談をしました。
(2)余裕だと思っていたのに、なにかトラブルが発生したとき
トラブルが発生した時点で、まずはトラブル対応にかかりそうな時間を概算しました。その時間の概算とともに、納期に間に合うかどうか迅速に上司に報告をしました。
概算の時点で期日より遅れそうな場合は、報告に合わせて期日を伸ばせないか相談をしました。
②仕事のできばえに関するもの
まず、その仕事の目的(大ゴール)を上司とすり合わせて必ずゴールを明確にします。そのあと、適当にやるライン(小ゴール)をまずはこちらから宣言して、相互合意のもと決定します。
これは具体例がないとわかりづらいので例を出します。
(例)上司と分担して業務報告資料を作ることになった。上司からは、まずはざっくり報告内容の概要を出して、と指示を受けた。
さざなみの攻略法
(1)いつ、だれに、なにを報告する資料かを上司に確認する(大ゴールの設定)。
(2)大ゴールをもとに、「ざっくりとした報告内容の概要」を、上司にひとつひとつ質問して具体化していく(小ゴールの設定)。
・作成方法は?パワーポイント?エクセル?ワード?
・概要とは、目次のことでよいか?目次レベルで、報告書に織り込む内容と流れがわかればよいか?
・その目次は、いつまでにつくればよいか?大ゴールの期限をもとに考えると〇日ぐらい?
(3)作成した報告内容の概要のフィードバックをうける時間を先回りして上司と相談して設定しておく。
こんな感じでしょうか。
大ゴールなくしては小ゴールの方向性は決められません。
例えば麺を作る、という小ゴールを先に作ってしまうと、うどんの麺を作って上司にもっていったときに実は上司が欲しかったのはラーメンの麺だった、というように、そもそも相手が欲しいもの(大ゴール)を抑えないとやることがすべて無駄になりかねないです。
③仕事の進め方
自分で何をいつまでにどこまでやるべきか、やることとスケジュールを一度整理します。
自分だと整理がつかない or 整理してみた結果、不明な点が出てきたら上司に相談しました。仕事の規模にもよりますが、だいたい30分かけて整理がついたかどうかを相談の判断のポイントにしてましたね。
自分で整理できた場合、そのスケジュールは一度上司に報告して、進捗報告と相談のタイミングを予め話し合って設定しておきました。
(例)5日後に客先に業務報告書を提出してほしいと言われた。
さざなみの立てた予定
(1)業務報告書に記載する内容の見出しと、大まかなレイアウトを作成する(1.5日)
(2)上司からレイアウトのチェック、記載内容のすりあわせをする(1日)
(3)すり合わせた内容をもとに詳細を作成する(1日)
(4)上司からチェックをもらい、修正する(1日)
(5)バッファ(何かあったときのための修正時間)(0.5日)
例の場合、上記の予定を立てたら予定を上司に送付し、(1)が終わった段階で相談をさせてくださいと予め打ち合わせのアポを取りました。
予定を送るときに、上司と相談する時間を相互の合意のもと決めておくのがポイントです。
予定が自分で考えても立てられない場合は、業務の進め方とスケジュールの見通しが自分だと立てられないので一緒に考えてくださいと素直に上司に相談しました。
また、相談した後は必ず相談相手(上司)にお礼を申し上げました。相手も、時間を割いて相談に乗っていることを忘れないようにしています。
以上のような感じで三点の問題を私は攻略していきました。
総括すると、曖昧な言葉は自分で具体化してみて相手にぶつけてみて、相互合意をとるのがポイントです。具体化のコツは、いつだれがなにをどこまでするのか、上司と会話して明らかにしていくことです。
結構うるさく感じられるかもしれませんが、結果的に手戻りが少なくなるし、上司も問題あったときの責任を取らなくてすみます。
この記事では相手を上司を想定して書いてますが、同僚でも後輩でも基本的にやることは同じだと思います。
上司の報告と相談するときのポイントに関しては、また別の記事で私なりにまとめていきたいと思います。